Mejora la experiencia de usuario de tus equipos con Custom Onboarding para Atlassian Jira Cloud

En el ecosistema de Atlassian, la agilidad y la personalización son clave. Y cuando se trata de dar la bienvenida a nuevos miembros del equipo a nuestra instancia de Jira, la experiencia inicial debe ser tan fluida y sencilla como sea posible. Por eso, Atlassian ha presentado una nueva funcionalidad: Custom Onboarding de Jira Cloud, que nos permite adaptar esa bienvenida a cada uno de los nuevos usuarios.

Un aviso importante antes de que sigas leyendo: esta funcionalidad está solo disponible en los planes de Jira Premium y Enterprise. Y para realizar la configuración debes tener el rol “Site admin”.

Ahora sí, ¿de qué va realmente este Custom Onboarding?

Introducing... Jira Cloud Custom Onboarding

En términos sencillos y directos: es la funcionalidad que te permite crear guías de bienvenida y recursos específicos para cada rol o tipo de usuario que se incorpora a tu Jira Cloud.

Cuando un usuario nuevo entra a Jira por primera vez, la plataforma le pregunta qué tipo de trabajo realiza (Desarrollo de Software, Marketing, Finanzas, etc.). El Custom Onboarding aprovecha esta información para mostrarle una secuencia de pasos y recursos diseñados a medida para su puesto y para el contexto específico de tu organización.

Ya no es un "Bienvenido a Jira", sino un "¡Hola, Equipo de Marketing! Así es como usamos Jira para nuestras campañas aquí, con enlaces directos a nuestra documentación interna y plantillas."

¿Qué te aporta esta nueva funcionalidad?

Esta funcionalidad no es solo un detalle bonito; sino que se puede llegar a convertir en una palanca estratégica para impulsar la adopción de la herramienta.

1. Integración más ágil de los nuevos miembros del equipo: no pierden el tiempo buscando documentación. Ven exactamente lo que necesitan para su rol desde el día uno y empiezan a aportar valor mucho antes.

2. Estandarización de procesos: al diseñar la ruta de incorporación, incorporas automáticamente las "mejores prácticas" y los flujos de trabajo internos de tu empresa. Esto reduce errores y preguntas repetitivas a los administradores.

3. Mejor experiencia de usuario (UX): una experiencia personalizada es siempre mejor. Muestra que la empresa se preocupa por facilitar el camino, reduciendo la frustración inicial de enfrentarse a una herramienta nueva.

4. Análisis y mejora continua: esta funcionalidad incluye analíticas. Puedes ver cuántas personas completaron la incorporación, cuántos clics recibieron tus enlaces a recursos y en qué pasos abandonan. Esto te permite refinar el proceso constantemente y añadir o quitar información.

5. Descentralización del contenido: los administradores de Jira (que inicialmente tendrán que hacer la configuración), pueden luego otorgar el permiso de gestionar el Custom Onboarding a cualquier usuario. Así, los expertos en la materia son quienes crean y mantienen el contenido más relevante sin necesidad de ser administradores.

Genial, ahora que ya hemos visto qué nos aporta, ¿quieres empezar a usarla?

¿Cómo configurar Custom Onboarding?

La configuración es relativamente sencilla, pero la clave está en el diseño del contenido.

Accede a la configuración general de tu instancia > Jira Apps > Custom onboarding:

En la parte superior derecha, encontrarás la opción de “Create Onboarding”. Es importante que le des un nombre fácil de identificar, y que selecciones 1 o más roles a los que les mostrarás esta experiencia personalizada:

Aquí viene la parte complicada: tan solo tienes un impacto para informar al nuevo usuario de todo lo importante a lo que debería acceder. Así que piensa bien en el título, el link que incluyes o la imagen que utilizas. Recuerda que será lo primero que vea de tu Jira, así que mejor que se lleve una buena impresión.

Una vez hayas completado todos los apartados:

• Título
• Texto descriptivo principal
• Enlaces de interés
• Fondo corporativo + vídeo de Loom (siempre es más amigable escuchar a un compañero dándote la bienvenida)

Entonces tan solo tienes que darle a publicar el contenido. (Antes de hacerlo, puedes ver una Preview de cómo lo verán los usuarios):

¡Y listo! En cuanto se incorpore a Jira un nuevo compañero del equipo de ventas, ya podrá ver su nuevo Onboarding personalizado. Una vez puesto en marcha, recuerda revisar de vez en cuándo si la gente lo está utilizando, si está entrando en los enlaces… para realizar cualquier cambio si fuera necesario.

En este Loom de Atlassian se explican muy bien estos mismos pasos a seguir: How to use custom onboarding

Conclusión

El Custom Onboarding es, en esencia, la forma en que Atlassian te permite pasar de un proceso de bienvenida genérico a una experiencia de integración diseñada a medida. Aprovecha el poder de la personalización para que tus nuevos compañeros de equipo pasen menos tiempo adaptándose y más tiempo haciendo el gran trabajo para el que los contrataste.

Si quieres sacar el máximo partido de esta (y muchas otras) funcionalidades de Jira Cloud, ¡Escríbenos!