Cómo medir los resultados de un plan de formación
¿Cómo medir resultados del plan de formación de una empresa?
Una de las tareas principales de todo el departamento de Recursos Humanos debe ser que los miembros de la compañía sean más valiosos a medida que pasa el tiempo. Para ello los planes de formación (ya sea impartidos directamente por la empresa, o las medidas de apoyo a la autoformación) son una de las palancas principales para lograrlo.
Cada año muchas compañías invierten una cantidad económica significativa en formación de las que rara vez se calcula su retorno económico. Es precisamente en temas como este donde la disciplina conocida como "people analytics" nos ayuda a saber si una inversión ha sido rentable o no.
Calcular el incremento del rendimiento de los empleados que han realizado esa formación vs los que no es una de las formas más habituales. También es interesante analizar cómo el recibir formación disminuye la tasa de abandono en la compañía.
En este caso proponemos un tipo de análisis distinto: Cambios en las valoraciones de las encuestas de desempeño en una compañía en la que se ha implantado un ambicioso plan de formación entre sus empleados de un año para otro.
Para ello compararemos los resultados obtenidos en 2014 (antes del plan de formación) y en 2015 (una vez implementado el plan de formación):
Encuesta de evaluación:
El proceso de evaluación de esta empresa consiste en una serie de reuniones personalizadas entre cada trabajador y su responsable. Durante la entrevista de evaluación, el responsable debe rellenar una lista de ítems en relación con el colaborador. La entrevista es de carácter personal y los ítems se evalúan desde el punto de vista profesional. En ella se estiman, en una escala de 1 (peor) a 5 (mejor), los siguientes ítems:
Competencias técnicas
- Respuesta ante picos de trabajo
- Responsabilidad sobre tareas asignadas
- Proactividad para anticipar y solucionar problemas
- Eficacia
- Productividad o eficiencia
- Calidad técnica del trabajo
- Autonomía
- Fiabilidad en estimación de su trabajo
- Solidaridad y compañerismo (trabajo en equipo)
Valoración potencial
- Valoración por el resto de compañeros
- Valoración por clientes
Competencias no técnicas
- Cuidado del clima laboral
- Interés en información global, políticas, valores
- Colaboración en responsabilidades horizontales
- Participación en tareas de difusión de conocimiento
- Apoyo a compañeros
- Inversión en formación y autoformación
- Capacidad de aprendizaje técnico
- Interés por el desarrollo de competencias complementarias para su trabajo
- Certificaciones
Como veis, esta encuesta de evaluación no solo tiene en consideración la opinión del responsable, sino que incluye la valoración de los clientes finales y del resto de compañeros (ítems 10 y 11)
Agrupaciones de talento:
El siguiente paso es, dados los resultados individuales de las encuestas en 2014 vs 2015, realizar "agrupaciones de talento" aplicando la técnica del clustering.
El objetivo del algoritmo de clustering es buscar grupos (o clusters) de empleados según similitud de las respuestas en las preguntas de evaluaciones, de tal forma que los empleados en el mismo grupo se parezcan mucho entre sí, y a su vez sean lo más diferentes posibles de los empleados en los otros grupos. De los diferentes algoritmos que existen vamos a aplicar el algoritmo clásico iterativo más utilizado, llamado k-means.
Los resultados que obtenemos de la aplicación de un algoritmo de este tipo a los resultados de la evaluación son los siguientes:
Gráficamente, estos clusters se muestran en la siguiente figura:
La columna "Rango" de la tabla presenta el valor de la diferencia entre cada valor máximo y mínimo para cada pregunta. Se observa que las preguntas 13, 14 y 19 son aquellas en las que los valores de evaluación están más apretados, indicando que son menos relevantes que las otras para establecer una diferenciación entre grupos.
A partir de los valores de los centroides en las preguntas que más varían entre grupos, se les puede asignar un nombre más representativo para distinguirlos:
- Grupo ROJO: "Mejor valorados, más comprometidos"
- Grupo VERDE: "Mejor valorados, menos comprometidos"
- Grupo AZUL: "Peor valorados"
Comparativa resultados 2014 vs 2015
La clave para conocer si el plan de formación realizado por la empresa ha sido positivo está en analizar si el grupo al que cada empleado pertenece ha variado de un año para otro (de 2014 a 2015), y en qué dirección (pues cabe la posibilidad de que el plan de formación haya tenido incluso repercusiones negativas).
Para ello se cogen los datos de las evaluaciones de desempeño de los años 2014 y 2015, y se definen los grupos:
- in14: Personas de 2014
- in15: Personas de 2015
- persist: Personas que se mantienen en la empresa, y que por lo tanto tienen evaluaciones de ambos años y se pueden comparar
Para agrupar las evaluaciones se usa el algoritmo k-means con k=3 (3 grupos), según descrito anteriormente.
La metodología de análisis es la siguiente:
- Se ejecuta el algoritmo de clustering sobre los datos de 2014. Como hemos comentado, nuestros grupos son:
- Grupo "Mejor valorados, más comprometidos"
- Grupo "Mejor valorados, menos comprometidos"
- Grupo "Peor valorados"
- Con los centroides obtenidos, obtenemos el grupo al que pertenecía cada trabajador en 2014, usando las evaluaciones del trabajador en 2014.
- Con los mismos centroides, obtenemos el grupo al que pertenece cada trabajador en 2015, usando las evaluaciones del 2015.
- Comparamos su evolución.
Evolución de la plantilla
La siguiente figura muestra el volumen de plantilla que pertenece a cada uno de los grupos identificados.
Se aprecia que los grupos de personas mejor valoradas han aumentado y ha disminuido considerablemente el grupo de peor valoradas. En conjunto, este resultado es positivo, ya que las personas que han permanecido en la empresa en 2015 han mejorado conforme a los criterios que se les evaluaron en 2014, lo cual es un claro indicativo de que el plan de formación ha funcionado. Los empleados de esta compañía son ahora más valiosos y comprometidos que hace 12 meses.
Transiciones entre grupos
¿Entre qué grupos se han producido las transiciones?. En el caso de que el plan de formación se hubiese centrado en alguno de los grupos descritos anteriormente, este análisis nos permitiría estudiar su influencia con más detalle.
La transición entre grupos se estudia contando las personas que han sido incluidas en cada grupo en 2014 y 2015. La figura siguiente muestra el diagrama de transiciones entre grupos y años en formato tabla.
Por ejemplo, del grupo "Mejor valorados, menos comprometidos en 2014", el 22% mejoró y pasó a formar parte del grupo de "Mejor valorados, más comprometidos en 2015".
La figura siguiente muestra esta misma información, pero de forma agregada.
- De los "Mejor valorados y más comprometidos":
- El 69% se mantienen y pasan al grupo de "Menos comprometidos", algo más del 21% y al de "Peor valorados" menos del 10%.
- Desde los "Mejor valorados pero menos implicados":
- El 67% se mantienen y pasan al grupo de los "Más comprometidos" el 22% y al de "Peor valorados" el 11%.
- Desde los "Peor valorados":
- El 55% se mantiene y pasan a "Más comprometidos" 26% y a "Menos comprometidos" el 18%.
En conjunto la mayor transición se produce entre los grupos mejor valorados. En el grupo de los peor valorados, se mantienen proporcionalmente, menos personas que en los grupos mejor valorados.
Conclusiones
La conclusión inmediata es que, bajo el punto de vista de la evaluación realizada, la plantilla en conjunto ha mejorado en sus evaluaciones globales de 2014 a 2015, lo que indica que las medidas de gestión del talento adoptadas por el departamento de recursos humanos, en particular dicho plan de formación ha tenido un impacto positivo en el desarrollo de talento de la organización.
Con respecto a hace 12 meses, esta empresa cuenta con colaboradores mejor valorados y más comprometidos y tiene la seguridad de que la inversión llevada a cabo está funcionando.
Si te interesa este tema, puedes leer el siguiente artículo: Análisis del talento mediante People Analytics (I)
