La Automatización RPA impulsa la rentabilidad de Vítaly en un 200%

La Automatización RPA impulsa la rentabilidad de Vítaly en un 200%

Eva Rodríguez Vidal, Marketing Manager en SNGULAR

Eva Rodríguez Vidal

Marketing Manager en SNGULAR

3 de octubre de 2023

Vítaly nace como una sólida unión entre dos destacadas empresas españolas, Cualtis y Grupo Preving, con una misión clara y contundente: velar por el bienestar, la salud y el cuidado de las personas y brindar servicios y asesoramiento de alto valor en el ámbito de la seguridad y salud. Con una facturación que supera los 240 millones de euros, Vítaly ha logrado establecer una sólida estructura organizativa, contando con más de 4.000 profesionales comprometidos en su equipo. En su extensa red de más de 300 centros de trabajo, la compañía atiende a más de 130.000 empresas clientes, brindando protección y cuidado a una población laboral de más de 2,5 millones de personas.

Gracias a su visión centrada en la rentabilidad y el crecimiento, la compañía se consolida como líder indiscutible en su sector, con un enfoque cada vez más orientado hacia la internacionalización y una creciente presencia en Latinoamérica y Portugal.

Cómo entra Vítaly en el mundo de la Automatización con RPA

La experiencia de Vítaly en el mundo de la Automatización Robotizada de Procesos (RPA) viene de lejos, ya que cuenta con una notable experiencia cuando hace unos años Grupo Preving dio un significativo salto, apostando por esta tecnología para mejorar la eficiencia de alguno de sus procesos. La tecnología RPA (Robotic Process Automation) se ha convertido en una de las estrategias más populares y extendidas para automatizar procesos en el ámbito empresarial, ya que permite reemplazar tareas manuales por automatismos mediante robots de software, sin necesidad de modificar la actividad de la compañía.

El primer proyecto de automatización en la compañía Vítaly se aplicó en el área de Atención al Cliente, específicamente en el proceso de Aceptación de Contratos. Anteriormente, un equipo se encargaba por completo de revisar una serie de puntos de control para determinar la viabilidad de aceptar los contratos. A pesar de contar con abundantes recursos para llevar esta labor a cabo, la rapidez requerida por los clientes parecía inalcanzable y surgían errores asociados al trabajo manual.

Ante esta situación, la compañía decidió implementar un RPA para mecanizar el proceso. Los resultados fueron sorprendentes: los tiempos de atención se redujeron en un 60% y los fallos disminuyeron considerablemente. Gracias a la automatización, el equipo que antes se encargaba de esta labor repetitiva pudo dedicarse a tareas de mayor valor, dejando la tarea mecánica en manos de la tecnología de automatización.

Este éxito obtenido en esta primera incursión no sólo reforzó la eficiencia operativa de Vítaly, sino que también marcó el inicio de una profunda transformación en la compañía. Con un equipo decidido y una experiencia valiosa en sus manos, Vítaly se dispuso a expandir la automatización al resto de departamentos y áreas de la empresa.

Como cuenta Fernando Postigo, Responsable del Área de Proyectos en Vítaly, «Organizamos reuniones con los responsables de cada área de la empresa para identificar procesos ineficientes y repetitivos que podrían beneficiarse de la implantación de esta tecnología . Creamos una lista de 15 a 20 y los abordamos gradualmente. Actualmente, todos estos proyectos se han automatizado con éxito, demostrando el impacto transformador del RPA en nuestra organización», comenta Postigo. «La automatización no solo ha mejorado la eficiencia de los procedimientos y la experiencia de nuestros clientes, sino que también ha aumentado la satisfacción de los trabajadores, permitiéndoles enfocarse en tareas más relevantes y aportar un valor excepcional a la compañía», afirma.

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Fernando Postigo, Responsable del Área de Proyectos en Vítaly

El Éxito del proyecto piloto impulsa más de diecisiete procesos automatizados con RPA en áreas clave de Vítaly

En Vítaly, actualmente operan de manera autónoma diecisiete procesos mediante RPA, y se encuentran en fase de desarrollo nuevos proyectos similares. Estos tienen un enfoque transversal, lo que permite que los RPA abarquen todas las áreas de la empresa. De esta manera, cada departamento de la compañía cuenta con al menos un robot dedicado, optimizando así la eficiencia y productividad en todas las áreas de la organización.

La naturaleza transversal de estos procesos los hace especialmente beneficiosos, ya que a mayor volumen de trabajo implicado, mayor es la eficiencia del RPA. Un claro ejemplo de este enfoque se ha aplicado en el Departamento de Vigilancia a la Salud, donde Vítaly ha implementado una automatización para procesar las casi 3.000 analíticas diarias recibidas de los laboratorios. El robot se encarga de asociar cada análisis con la ficha de la persona y su reconocimiento médico abierto de manera completamente autónoma, liberando así al personal de esta tarea repetitiva.

Otro caso destacado es la automatización dedicada a realizar auditorías continuas en el Departamento Técnico de la compañía. Esta automatización ha representado una gran ventaja frente al proceso manual anterior, especialmente debido a las limitaciones de recursos que existían en ese ámbito. En la actualidad, el robot realiza casi 600 auditorías continuas mensuales en dicho equipo, lo que ha mejorado significativamente la eficiencia y calidad del proceso.

En términos procedimentales, el proceso de implementación del RPA en Vítaly se inicia con un análisis de viabilidad previo. Durante esta etapa, se evalúa si la adopción de esta tecnología para un proceso concreto será beneficioso a corto y medio plazo. Para llevar a cabo esta evaluación, la compañía ha desarrollado una herramienta interna de viabilidad del RPA que permite analizar por cada proceso la inversión necesaria, el potencial ahorro, el impacto generado y el período de amortización de cada implementación RPA. A partir de estos datos, se extrae el retorno de la inversión.

En el proyecto aplicado en el departamento de vigilancia a la salud, donde se implementó el RPA para la asignación de analíticas, tras dos años de funcionamiento se ha superado el 200% de retorno de la inversión. En cuanto a la automatización que gestiona las auditorías continuas en el departamento técnico, se espera que en dos años de funcionamiento se pueda superar el 350% de retorno.

Estos datos demuestran el impacto muy positivo que ha tenido la adopción del RPA en Vítaly, proporcionando beneficios económicos muy significativos. La empresa se ha posicionado en un camino de mejora continua al optimizar sus procesos con esta tecnología innovadora.

El Responsable de Automatización de Procesos es una figura clave para gestionar toda la estructura de la compañía

En Vítaly, la asistencia de una figura responsable para coordinar los proyectos de automatización de toda la compañía resulta de vital importancia. Con la implementación de numerosos procesos automatizados, se hace esencial contar con una persona dedicada que disponga de una visión global y transversal de todos los procesos de la compañía y de todos los departamentos. La finalidad de este cargo es agilizar la puesta en marcha de estos proyectos y centralizar la comunicación entre los departamentos internos implicados y el partner externo, en este caso, el equipo de SNGULAR, que brinda los servicios de implantación, mantenimiento y soporte de todos los robots.

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María Eugenia Álvarez Vivas, gestora de proyectos en Vítaly

María Eugenia Álvarez Vivas, gestora de proyectos en Vítaly, es la persona responsable de liderar los proyectos de automatización. Entre sus competencias se encuentran el desarrollo de auditorías de procesos internos para detectar las necesidades RPA, el análisis de viabilidad y la priorización para iniciar los proyectos de RPA, el diseño de la parte funcional, la definición de los KPI, y la coordinación y gestión entre el equipo técnico, el personal del departamento implicado y el proveedor externo.

Según cuenta Maria Eugenia, «Disponer de una figura dedicada ha permitido maximizar los beneficios de la automatización, optimizar los recursos y lograr un crecimiento sostenible en un entorno empresarial en constante evolución. La coordinación de los equipos implicados ha sido fundamental para garantizar una transición fluida y sin interrupciones entre nuestros procesos manuales anteriores y los nuevos automatizados en nuestras operaciones diarias».

Proceso de Implementación de RPA en Vítaly: Análisis de viabilidad, diseño funcional y puesta en marcha

Para detectar la necesidad de implementar un RPA, Vítaly comienza identificando en cada departamento aquellos procesos que son repetitivos, manuales y que consumen una cantidad significativa de tiempo y recursos. Estos procesos propuestos para automatización deben basarse en reglas preestablecidas, implicando tareas que se repiten de manera constante.

Una vez identificados, se realiza un análisis de viabilidad en el que se evalúa la estandarización de las tareas, la disponibilidad y calidad de los datos necesarios, la estabilidad del proceso y el potencial ahorro en términos de tiempo y recursos. Si el análisis de viabilidad muestra un alto potencial de beneficios y retorno de la inversión, se procede a la implementación del RPA.

Para llevar a cabo la automatización, se forma un equipo de proyecto compuesto por el personal del departamento afectado y el personal técnico. Juntos, diseñan la solución de automatización, teniendo en cuenta las herramientas y tecnologías adecuadas, la integración con los sistemas existentes y los requisitos de seguridad y cumplimiento. Una vez finalizada la implementación, se realizan pruebas y ajustes para garantizar su eficiencia y efectividad en la optimización de los procesos empresariales.

Los beneficios de la automatización a gran escala, para lograr un crecimiento eficiente y sostenible del negocio

Automatizar numerosos procesos dentro de la misma compañía conlleva múltiples ventajas. En primer lugar, la implementación de RPA proporciona un ahorro significativo de costes al eliminar la intervención manual, lo que conduce a una mayor eficiencia en las operaciones y una reducción de los costes asociados a los recursos humanos, optimizando así el uso de los recursos existentes.

A medida que aumenta la cantidad de procesos automatizados, se optimiza el rendimiento de los robots y la inversión inicial. Por ejemplo, en Vítaly, se encuentran en funcionamiento tres robots RPA que operan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, gestionando eficientemente los diecisiete procesos automatizados.

Otra ventaja destacada es la rapidez con la que se pueden iniciar nuevos proyectos de automatización. La experiencia y los conocimientos adquiridos gracias a una sólida base de proyectos automatizados permiten acelerar el inicio de nuevas iniciativas. Las lecciones aprendidas y las mejores prácticas se aplican de manera más eficiente, lo que reduce el tiempo de implementación y facilita la expansión y automatización de otras áreas de forma ágil y efectiva.

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Elegir al socio adecuado para desarrollar una sinergia exitosa

Al seleccionar un partner para acompañarlos en la automatización con RPA, Vítaly valora cualidades esenciales como la confiabilidad y una sólida trayectoria en la materia. Es fundamental para ellos contar con un socio que posea experiencia y profundos conocimientos en el área que necesitan apoyo. Además, valoran la adaptabilidad y la flexibilidad, ya que Vítaly opera en un entorno empresarial en constante evolución, por lo que es fundamental que el proveedor pueda adaptarse a los cambios mediante soluciones ágiles y personalizadas.

En este sentido, SNGULAR es el proveedor de confianza de Vítaly que cumple con todos estos criterios. María Eugenia comenta, «SNGULAR es un referente en el sector, con un sólido historial de éxito en la entrega de soluciones tecnológicas e innovadoras de automatización RPA. Su equipo está compuesto por profesionales altamente cualificados y comprometidos, capaces de abordar los desafíos más complejos». Además, María Eugenia agrega «ha sido un excelente compañero de viaje para nosotros. Su experiencia, capacidad de adaptación y enfoque orientado al cliente los convierten en una elección altamente recomendable para cualquier organización que busca un socio tecnológico confiable y comprometido».

La Automatización RPA como camino hacia la eficiencia y rentabilidad empresarial

La automatización de procesos con RPA ha demostrado ser una estrategia fundamental para empresas de todos los tamaños, rompiendo el mito de que solo está al alcance de grandes compañías con amplios presupuestos. La tecnología RPA ha evolucionado para adaptarse a diferentes realidades empresariales, lo que la convierte en una herramienta valiosa para impulsar la eficiencia y la competitividad en cualquier organización.

En el caso de Vítaly, la adopción de proyectos en RPA ha supuesto un cambio trascendental en su operativa y cultura organizacional. Los resultados han sido notables, generando un impacto positivo en diversas áreas de la compañía. La automatización ha permitido a sus equipos ser más ágiles y eficientes en la ejecución de tareas repetitivas y tediosas. Al liberarse de estas actividades rutinarias, el personal de Vítaly ha podido enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor agregado para la empresa, como la atención al cliente, la innovación y la toma de decisiones fundamentales para el crecimiento del negocio.

Como dice Maria Eugenia, «La automatización nos ha ayudado a reducir la sobrecarga de trabajo en nuestros equipos, evitando cuellos de botella y errores comunes que solían ocurrir en nuestros procesos manuales. La mejora en la productividad y la reducción de errores nos han brindado una ventaja competitiva en el mercado».

Fernando Postigo añade, «La automatización de procesos no es algo negociable en nuestra compañía, tiene que darse sí o sí, especialmente en entornos empresariales tan cambiantes como el nuestro. Para nosotros, la automatización es una realidad del presente, no solo una tendencia futura. Por ello, hemos decidido dar este paso junto a SNGULAR, un socio tecnológico confiable y comprometido que nos acompaña en este emocionante viaje hacia la mejora continua y la excelencia operativa».

En definitiva, el compromiso de Vítaly con la automatización RPA ha demostrado ser una decisión acertada, fortaleciendo su posición como líder en su industria y abriendo nuevas oportunidades para un futuro prometedor.

Si estás interesado en aprovechar los beneficios de la automatización con tecnología RPA al igual que Vítaly, en SNGULAR estamos listos para ayudarte en este emocionante viaje hacia la eficiencia y rentabilidad empresarial. Nuestro equipo de expertos altamente cualificados y comprometidos cuenta con una amplia experiencia en la implementación exitosa de soluciones de automatización RPA en diversas industrias.

En SNGULAR, entendemos que cada empresa es única y posee procesos específicos que pueden beneficiarse de la automatización. No buscamos cambiar tus procesos, sino optimizarlos para lograr una mayor productividad y competitividad en tu organización. Si deseas dar el paso hacia una automatización inteligente que te permite enfocarte en tareas estratégicas y de mayor valor para tu negocio, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros. Nuestro equipo estará encantado de analizar tus procesos, identificar oportunidades de automatización y diseñar soluciones personalizadas que se adapten a tus necesidades específicas.

Eva Rodríguez Vidal, Marketing Manager en SNGULAR

Eva Rodríguez Vidal

Marketing Manager en SNGULAR

Con una sólida base en marketing y una mentalidad orientada a la innovación, me especializo en crear contenido que facilite a las empresas comprender y adoptar nuevas tecnologías y soluciones digitales, con el objetivo de mejorar su productividad, eficiencia y alcanzar sus metas empresariales.


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