Cómo sobrevivir a una agenda sobrecargada, día a día.
Si no sabes si has conseguido hacer algo al final del día, la semana o el mes, pero sientes que el trabajo no disminuye, acumulas cansancio, te atascas y, además, tienes muchas cosas en la cabeza, este post te interesa.
Todos hemos estado en esta situación al menos una vez en la vida. La mayoría trabajamos para conseguir los objetivos de otros, siguiendo las recetas para hacer la comida al gusto de otra persona que no somos nosotros (lo siento, pero esto es así).
No me malinterpretéis. Está bien querer ser parte del sueño de alguien, especialmente si añades valor y, sobre todo, cumples tus propios sueños al mismo tiempo. El problema comienza cuando lo que hacemos no nos proporciona nada más que cargas de trabajo sin ningún sentido. Entonces, cada nuevo día se empieza a parecer al anterior y nos hace sentir que estamos en un bucle infinito. Al final del mes, no te parece que hayas conseguido nada y lo único que ves es una lista de tareas que no para de crecer.
A la hora de convertirte en dueño de tu propia agenda, no existe la magia. Puedes tener toneladas de ideas y consejos, pero necesitas personalizar tu agenda de acuerdo a tus necesidades. Así que aquí tienes algunos consejos para empezar a lidiar con esa sensación de no avanzar abrumadora, día a día y poco a poco.
Haz listas de tareas.
Anota todas tus tareas pendientes. No te fíes únicamente de tu memoria, porque es muy fácil olvidarse y subestimar ciertas cosas. Anótalas en alguna parte para tener algo tangible que muestre todo lo que tienes en la cabeza.
Categoriza las tareas por “trabajo”, “casa/familia” y “personal”.
Esto te ayuda a visualizar como de equilibradas están tus actividades, qué áreas tienen demasiadas tareas y cuales estamos descuidando, algo así como la Rueda de la vida de Zig Ziglar. La mayor parte del tiempo, estamos mucho más atentos y comprometidos con nuestro trabajo que con nuestra familia o con nosotros mismos. También puedes distribuir tus tareas en diferentes tableros y alternar entre actividades. Esta técnica puede requerir más experiencia a la hora de organizarte así que quizás no deberías ponerla todavía en práctica. Sobre todo, no te agobies.
Evalúa el valor de cada tarea
Necesitaríamos otro post entero para explicar el significado y la complejidad de este valor. Por ahora, me gustaría hacer foco en el valor que tú añades y el que supone para ti.
El valor es directamente proporcional al impacto de cada tarea. Pregúntate dónde está ese valor. Puede que solo impacte un área de tu vida, algunas o todas. También, pregúntate cómo puede impactar en varias áreas. Por ejemplo, puede ser un impacto positivo en el trabajo, pero negativo en casa.
El tiempo que cada tarea consume debería ser también considerado en esta compleja fórmula, como también debería considerarse si la tarea es crítica para un proyecto mayor en progreso o está relacionada con una necesidad personal.
Cuando hablamos del timing o ritmo de una tarea, hablamos de fechas de entrega vs. esfuerzo. El esfuerzo normalmente requiere no solo del conocimiento actual de ese momento, sino también de conocimiento adicional y una buena cantidad de disponibilidad y autocompromiso.
Si la tarea es parte de un plan mayor, como un objetivo a largo plazo, entender el impacto es algo clave para ser completamente conscientes de las consecuencias de un retraso o de no entregar.
Las necesidades personales suelen ser las más ignoradas, ya que no representan ningún impacto para nadie, salvo para uno mismo. Pero esto no es saludable ni emocional ni profesionalmente. Si no lo haces tú, ¿quién va a ayudarte a alcanzar el siguiente nivel? Como dijo Austin Keon: estos deberes para contigo mismo son “para el trabajo que quieres, no para el que tienes”. Esto es aplicable también a la vida personal, así que piénsalo dos veces.
Da prioridad a las cinco o diez tareas más importantes.
Si pensabas que el siguiente paso era hacer un ranking de todas tus tareas, puedes respirar tranquilo. Si quieres, puedes hacer eso, pero lo más importante es filtrar las cinco o diez más importantes. Intenta mantener un buen equilibrio con estas tareas para que no solo estés satisfecho en un área (*ejem*, trabajo). Recuerda: estamos intentando sobrevivir día a día. Una vez seas un experto en esto, puedes aumentar el número de tareas hasta que te sientas cómodo.
Ve primero a por el reto más grande.
Las tareas más duras deberían ser las primeras en acabarse. Y por “duras” no me refiero a complejas o de mayor valor. Me refiero a las cosas para las que necesitas convencerte a ti mismo y reunir la energía para llevarlas a cabo. Puede representar un reto personal o ser algo que no te gusta pero tienes que hacer. Completar estas desafiantes, tediosas o repetitivas tareas es un alivio. Una vez terminas con esto, puedes emplear el resto del día en lidiar con cosas más interesantes libre de culpa. No empieces otra tarea hasta que termines una que sea difícil. Piensa en que es algo como “si no me acabo la verdura, no empiezo con el postre”.
Un descansito de vez en cuando
Todas las personas necesitamos descansos. Nuestros cerebros necesitan tiempo libre para almacenar, relacionar y crear nuevas ideas. Nuestro cuerpo también necesita relajarse de vez en cuando, estirarse y moverse. Procrastina un par de minutos, especialmente si ya has conseguido algo. Te lo mereces. Un par de minutos. Escucha una o dos canciones, tómate un té o simplemente, pasa cinco minutos en silencio y, después, vuelve a las tareas pendientes. Volverás recargado, con ideas frescas y una mejor actitud.
¿Y después?
El día ha acabado. ¿Has completado todas las tareas de la lista? Si no, no te preocupes. Estás trabajando en las tareas más prioritarias, así que puedes sentirte bien porque has hecho un trabajo con valor para todos, también para ti mismo. Mañana, empieza todo el viaje de nuevo. Puedes pensar en tareas, ordenarlas por importancia y ten en cuenta lo que has conseguido hoy.
Más información:Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time por Brian Tracy.
