Atlassian Site Optimizer

Te presentamos el “Site Optimizer”, una herramienta que puede ayudar mucho a los administradores de los entornos Cloud a mejorar la salud de los datos, la estabilidad, la performance de las instancias… eso sí, disponible únicamente para clientes Enterprise. Vamos poco a poco a desgranar todas sus funcionalidades para que puedas sacarle realmente partido:

¿Qué permite este “Site optimizer”?

Entre sus funciones principales están:

1. Limpiar campos personalizados no utilizados.
2. Archivar work items antiguos en bloque.
3. Eliminar permisos de roles de proyecto no utilizados.
4. Archivar o eliminar proyectos antiguos.

Para acceder a esta herramienta tienes que seguir estos pasos:

1. Hacemos clic en la rueda dentada, y en el desplegable, hacemos clic en “System”:

2. En el menú lateral izquierdo verás la opción: “Site optimizer”. En el Overview te encontrarás una vista general resumen de todos los datos. En la sección de Reports, podrás ver detalles específicos de cada apartado.

3. Vista Overview: puedes ver un resumen del nº total de work items, campos personalizados, proyectos, roles y permisos… en cada caso, el sistema te dará recomendaciones para optimizar el rendimiento del site.

4. Vista de reports:

¿Cómo sacarle partido al “Site Optimizer”?

Todas las recomendaciones del Site Optimizer van en línea a obtener una instancia lo más limpia posible y en la que solo tengan cabida aquellos work items, proyectos y campos que realmente estén en uso. Todo lo que no esté, no tiene sentido que forme parte de nuestra configuración, ya que solo ralentiza la configuración, la construcción de nuevos proyectos y el filtrado de datos, principalmente para los administradores del sitio.

Las recomendaciones principales que podrás ver en cada uno de los informes son:

• Número ideal de work items, roles y permisos, campos personalizados o proyectos recomendado basado en datos de rendimiento (no un límite estricto).

• Fecha de la última limpieza realizada con esta herramienta (o aviso si no se ha usado antes).

• En cada uno de los informes, verás explicaciones claras y sencillas sobre por qué es importante hacer limpiezas periódicas o reducir el nº de elementos del site.

Las principales acciones que podrás hacer en cada uno de los elementos revisados son:

• Archivado de elementos en bloque en lugar de tener que ir 1 a 1.

• Posibilidad de seleccionar permisos específicos para eliminarlos.

• Reemplazo de usuarios individuales por grupos.

• Posibilidad de seleccionar campos específicos para eliminarlos o buscarlos con la barra de búsqueda.

La información extra que podrás obtener en esta herramienta es:

• Acceso a un registro de acciones previas realizadas en el Site Optimizer.

• Información sobre las acciones realizadas, responsables, tipos de cambios y cantidad de registros eliminados.

• Opciones para restaurar cambios previos o descargar el registro en formato CSV.

¿No sabes por dónde empezar?

Aquí va un ejemplo muy sencillo por el que puedes empezar para usar esta herramienta:

Hemos hecho una consulta para ver todos aquellos work items que no tienen responsable asignado y que además no han sido actualizados desde hace un año o más y cuya categoría de estado es cerrada. Al realizar la consulta, nos muestra los work items por proyecto y ahora nosotros podemos archivarlos marcando los tickets y haciendo clic en “Archive Issues”. Todos a la vez, sin necesidad de ir 1 a 1 y dejando limpio el entorno de work items que claramente no están en uso.

Conclusiones

Esta herramienta es tremendamente útil para que los administradores del site sean conscientes de cómo está el entorno, de cómo se puede mejorar y de cómo la performance se puede ver afectada si no tomamos algunas acciones. Es fácil de usar, es ilustrativa y didáctica y desde luego, es una gran aliada para los administradores.

Realiza estas limpiezas de forma periódica y así asegurarás que nunca se junta una gran cantidad de “basura” en tu entorno.

Atlassian se encargará de enviarte notificaciones cada cierto tiempo si no has pasado mucho por el Site Optimizer.

En el caso de que no seas cliente de Atlassian Cloud Enterprise, pero quieras realizar una limpieza periódica de tu entorno, te podemos recomendar esta app que encontrarás en el Marketplace: Optimizer for Jira | Atlassian Marketplace

Si quieres implementar Site Optimizer o tienes cualquier duda, estamos aquí a tu disposición. ¿Hablamos? :)