Cómo hacer estimaciones ágiles en Jira: más rápido y sin reuniones de planning poker

Las reuniones de Planning Poker son una pérdida de tiempo. Una reunión típica de planning poker dura de 2 a 4 horas. Para un equipo de ocho personas, eso supone al menos 16 horas de tiempo colectivo invertidas en una sola reunión. Cada sprint.

Esta es la forma estándar en que muchos equipos gestionan sus estimaciones ágiles. El objetivo es alcanzar un consenso preciso. Pero a menudo, lo que se consigue es la ilusión de precisión. La cifra final es solo un punto intermedio para terminar la discusión y seguir adelante.

La alternativa asíncrona a las reuniones de Planning Poker

Hay una forma diferente de enfocar esto: pasar a una cultura asíncrona para recuperar tu tiempo.

Los equipos que confían en su capacidad para trabajar de forma autónoma no necesitan sentarse en una sala para ponerse de acuerdo en cada punto de historia. En su lugar, pueden estimar el trabajo a través de lo que yo llamo colaboración intersticial, aprovechando los pequeños momentos entre otras tareas, comenzando y deteniendo las estimaciones a su propio ritmo. A algunas personas les gusta hacer las estimaciones durante la pausa para comer (aunque yo recomiendo tomarse un descanso de verdad de vez en cuando). Otros prefieren empezar el día con este ejercicio, porque activa el cerebro.

Las características de una colaboración asíncrona eficaz

El ritmo de la votación asíncrona es mucho más rápido que el de las sesiones en grupo. Eliminar las discusiones o posponerlas para las áreas clave de desacuerdo significa que te centras únicamente en votar. Una sola estimación realizada de forma individual no debería llevar más de 30 segundos a un minuto. No he encontrado datos sobre esto, pero votar en bloque debería acelerar aún más el proceso. ¡Seguro que puedes tener un backlog entero estimado en 20 minutos!

Por otro lado, es importante reconocer que la colaboración asíncrona no siempre es eficiente. Un estudio reciente de getquotient muestra que los equipos asíncronos eficientes tienen rasgos comunes, entre los que se incluyen los siguientes:

• Comunicación en ráfagas (Burstiness). En lugar de extender la colaboración a lo largo del día o la semana, se producen "ráfagas" de actividad. Por ejemplo: cuando un líder de equipo pide al equipo que vote sobre cada elemento de trabajo en una lista compartida.

• Capacidad de respuesta (Responsiveness). En esencia: cuando se comparte una solicitud de este tipo, los equipos que responden rápidamente son más eficaces que los que no lo hacen.

Mi consejo: no te limites a eliminar una reunión de planning poker. ¡Reemplázala por un patrón de colaboración estructurado y con buena capacidad de respuesta!

"Una demostración visual de los patrones de comunicación en "ráfagas", donde las líneas más oscuras muestran una mayor frecuencia de comunicación. La opción C muestra el ejemplo más preciso de un equipo con comunicación en "ráfagas", incluyendo algunos tiempos de espera más largos seguidos de picos de actividad, especialmente al principio, en medio y hacia el final del desafío." Fuente: Getquotient

Pero antes de sumergirnos en cómo realizar estimaciones ágiles asíncronas en Jira, repasemos rápidamente las alternativas existentes para estimar puntos de historia en Jira.

Cómo gestionar las estimaciones ágiles y los puntos de historia en Jira

Existen varias opciones para llevar a cabo una sesión de estimación de puntos de historia en Jira. Veámoslas.

1: La forma manual de estimar incidencias y elementos de trabajo en Jira (Campos nativos de Jira)

La forma más sencilla es utilizar manualmente el campo de puntos de historia integrado en Jira.

Si estás satisfecho con este proceso, probablemente te encuentres en una de estas dos categorías:

• Propiedad individual. Alguien está estimando en solitario, sin discutirlo con nadie más. ¿El resultado? Lo has adivinado: estimaciones sesgadas que solo existen en la mente de esa persona.

• Propiedad grupal. Hay alguna discusión, lo que significa que sigues teniendo una reunión. Y probablemente no sea la más estructurada en la que hayas estado. Es posible que estés haciendo una buena cantidad de trabajo manual, copiando las claves de los elementos de trabajo a una hoja de cálculo o una tabla de Confluence, o simplemente dejándote llevar sin documentar nada del proceso de discusión.

Asumiendo que los puntos de historia son valiosos para tu equipo, deberías ser un poco más ambicioso. Veamos cuál es la siguiente opción:

2: Estimar puntos de historia en Jira con una app de Planning Poker

El siguiente paso para muchos equipos es una integración de planning poker dedicada para Jira. Estas apps formalizan la reunión de estimación dentro de Jira.

La interfaz de Planning Poker de Appfire, la app líder para estimaciones en Jira

¿Qué tienen de bueno las apps de Planning Poker para Jira?

• Son transparentes. Todos votan al mismo tiempo y los resultados se muestran en pantalla.

• Fomentan conversaciones de gran valor. Especialmente cuando los votos son muy dispares. Y esas conversaciones pueden revelar cuán diferentes son las suposiciones de los distintos miembros del equipo sobre el trabajo.

• Eliminan el sesgo. Al votar de forma independiente, cada uno puede formarse su propia opinión en lugar de aceptar lo que dice el Scrum master.

¿Qué no tienen de tan bueno las apps de Planning Poker para Jira?

• Son una enorme pérdida de tiempo. Como vimos antes, una reunión de estimación puede consumir al menos medio día de trabajo por sprint. Si a eso le sumas otros rituales ágiles, el resultado es poco alentador.

• Pueden convertirse en un ritual sin sentido. Al final, no es tan importante si una tarea es un 5 o un 8. Pero en grupos grandes, las discusiones a menudo cobran vida propia... y nunca terminan.

• Pueden ser caras. Sobre todo por la forma en que Atlassian cobra por las apps: si algunos de tus equipos usan estas aplicaciones, tendrás que pagar por cada usuario de Jira. Veamos un ejemplo: una instancia con 410 usuarios tendrá que pagar más de 7.000$ anuales, aunque solo tres equipos la utilicen.

Alternativa 3: Colaboración asíncrona con Shared Estimations

Hay una tercera opción: una herramienta de estimación asíncrona para Jira como Shared Estimations (anteriormente conocida como Open Poker). Este es un enfoque más minimalista.

Así es como funciona: se comparte una lista de incidencias con el equipo. Cada persona introduce su estimación en el momento que prefiera. La app simplemente muestra la estimación promedio. Si las cifras son cercanas, se utiliza el promedio y todos siguen adelante. Si están muy separadas, marca la incidencia para una charla rápida. Y eso es todo.

¿Qué tienen de bueno las apps de estimación asíncrona para Jira?

• Más rápidas: Elimina la necesidad de una reunión dedicada de planning poker. Respeta el tiempo de concentración de todos y funciona bien para equipos distribuidos. Confía en que los desarrolladores hagan su trabajo.

• Enfoque: La app no añade más interrupciones al equipo, permitiendo que todos trabajen hacia su objetivo.

• Más asequibles: Como no necesitan ofrecer una gran experiencia interactiva para reuniones, estas soluciones suelen resolver el problema de recopilar datos sin tener que invertir en funcionalidades caras y sobrecargadas. Al final, el coste mensual puede ser tan solo un 20% de lo que ya estás pagando.

• Siguen previniendo el sesgo y promoviendo la transparencia: Dado que todos los votos se recopilan de forma independiente y solo se muestran cuando la votación ha finalizado, los votantes no pueden verse influenciados por el pensamiento de grupo. De hecho, las estimaciones asíncronas tienen mucho menos sesgo, ya que las reuniones pueden introducir todo tipo de señales psicológicas y anclajes que ya excluyen posibles valores de estimación.

¿Qué no tienen de tan bueno las apps de estimación asíncrona para Jira?

• El punto débil: la estimación asíncrona no funcionará para todos los equipos. Requiere una cultura de colaboración asíncrona donde las personas sean responsables y autónomas. Si tu equipo aún no ha llegado a ese punto, puede que no sea una buena opción... ¡pero vale la pena intentarlo!

Comparativa: Métodos de estimación asíncronos vs. síncronos

Métodos de estimación ágil que funcionan de forma asíncrona

Tanto si estás en una reunión como si usas una herramienta asíncrona, los métodos para estimar son los mismos. Estas son las opciones más populares para los equipos ágiles.

• Secuencia de Fibonacci: Una secuencia donde cada número es la suma de los dos anteriores (1, 2, 3, 5, 8, 13...). Los espacios crecientes entre los números representan una incertidumbre cada vez mayor. Es un método común para los puntos de historia.

• Secuencia Lineal: Una simple escala del 1 al 10. Es directa y fácil de entender para equipos nuevos en la estimación de puntos de historia.

• Tallas de Camiseta: Usar tallas como XS, S, M, L, XL. Es ideal para obtener estimaciones rápidas y de alto nivel sin atascarse en números específicos.

• Del Puño a los Cinco Dedos (Fist to Five): Es más bien un voto de confianza. Cada persona muestra un número de dedos (de 0 a 5) para indicar su nivel de confianza en una estimación o un plan. Se puede adaptar para obtener feedback de forma asíncrona.

• Sabiduría de la Multitud (Wisdom of the Crowd): El principio de la Sabiduría de la Multitud sugiere que la estimación promedio de un grupo de individuos suele ser más precisa que la conjetura de una sola persona. En este método, en lugar de eliminar el sesgo, el responsable ofrece 4 estimaciones alternativas y los usuarios votan por ellas. El resultado es el promedio de todos los votos.

Conclusión

El veredicto está claro: la estimación ágil no tiene por qué ser una reunión de cuatro horas. El propósito principal de la estimación es lograr un entendimiento compartido del esfuerzo, no debatir hasta la saciedad cada punto de historia.

Al sacar este proceso de una reunión y llevarlo a un flujo de trabajo asíncrono, eliminas el mayor problema: el tiempo perdido. Mantienes los beneficios de una votación imparcial e independiente mientras le das a tu equipo la libertad de centrarse en lo que mejor saben hacer: crear un gran software.

Deja de permitir que el planning poker dicte tu calendario. Da el siguiente paso y prueba Shared Estimations para tu próximo sprint. Es la forma más rápida de alcanzar el consenso para los equipos ágiles. Obtendrás estimaciones más rápidas, un equipo más enfocado y un calendario de reuniones mucho más ligero.