Gestión del tiempo

¿Cuántas veces al día dejas una tarea que estás haciendo a medias para atender nuevas prioridades? ¿Cuántas veces esas prioridades son impuestas por otras personas de tu organización y cuántas veces son impuestas por ti mismo?

El problema es que las prioridades cambian constantemente, pero lo que no cambia es el tiempo de entrega: “AYER”.

La verdad es que la mayoría de los equipos tienen este problema… Muchos equipos están acostumbrados a trabajar sin definir los objetivos y otros nos hemos acostumbrado a tener definidos los objetivos anuales y no somos flexibles con los cambios; por lo que el TIEMPO termina siendo el gran problema en todos los casos.

La gestión del tiempo es CLAVE para la empresa del siglo XXI y para sus trabajadores, ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo, además de identificar prioridades y poner foco.

Por ello, debemos atender a unos “TIPS” para gestionar el tiempo correctamente:

1. Debes analizar en QUÉ se te está “escapando” el tiempo

Saber calcular el tiempo que nos va a llevar cada tarea o proyecto ayuda a evitar fallos en la planificación del tiempo. Además, como mencionaba con anterioridad, es importante ser flexible y aceptar que muchas veces la primera estimación no es la correcta, esto NO es un fracaso, debemos revisar los tiempos y reajustar el plan de trabajo en función de las variaciones/imprevistos.

Como sugerencia a este primer punto podemos “proteger” el tiempo realmente productivo; me explico, cuando planificamos nuestra semana solemos cometer un ERROR: planificarla pensando que tenemos 8 horas diarias para realizar nuestro trabajo, pero la realidad no es así. Invertimos, de media, el 20% de nuestro tiempo ejecutando tareas de poco valor, básicas y repetitivas, más administrativas que productivas pero necesarias. El 40% de la jornada la invertimos en las comunicaciones (email, chats, dailys…). Esto nos deja un 40% de la jornada, es decir, algo más de 3 horas para realizar las tareas de valor y productivas, por lo que debemos reducir en la medida de lo posible todo el trabajo que hacemos que no aporta valor, y así aumentaremos esas 3 horas de las tareas de valor.

2. Establece prioridades en tus tareas

Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al finalizar el día te has dado cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando no establecemos prioridades. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.

Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:

• Nivel 1 o color “rojo”: tareas muy urgentes.
• Nivel 2 o color “naranja”: tareas importantes, pero no urgentes.
• Nivel 3 o color “amarillo”: tareas que pueden esperar.
• Nivel 4 o color “verde”: tareas que puedes delegar.

Mi sugerencia a este segundo punto es crear listas/notas de “tareas pendientes”: no todo cabe en la cabeza, por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar (por ejemplo, Trello o Kanban) para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tenemos que desempeñar y ordenarlas por prioridad.

3. Automatiza procesos

Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas y, por tanto, ser más “agile”. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo: a concentrarte (como la app focus plant); a automatizar procesos (utilizando plantillas en los emails o en los documentos de trabajo), etc.

Mi sugerencia es que si inviertes un poco de tiempo en investigar y crear, lo recuperarás luego en tareas que puedas automatizar o realizar de una manera más ágil.

4. Identifica y elimina las distracciones

Las distracciones son las principales ‘ladronas de tiempo’. Para poder eliminarlas hay que identificarlas previamente.

Para saber en qué estás perdiendo el tiempo solo debes observarte con objetividad y ver el tiempo que pasas navegando en páginas web que no están relacionadas con tu trabajo; o el tiempo que dedicas al móvil, no precisamente por trabajo (hay muchas aplicaciones móviles que te hacen esa medición del tiempo invertido… aunque aviso que puede no gustarte lo que ves).

Son numerosos los estudios que afirman que no podemos dedicar más de 25 minutos de concentración exclusiva a una tarea, por lo que te recomiendo que te apoyes en técnicas como la “Pomodoro”.

La técnica Pomodoro, creada en la década de los 80 por Francesco Cirillo, consiste en organizar tu tiempo con intervalos de descanso: 25 minutos a pleno rendimiento y concentración, alternados con 5 minutos de descanso. Estos periodos de 25 minutos se denominan pomodoros. Tras cuatro pomodoros (100 minutos) se realizará un descanso mayor, esta vez de 15 minutos.

Mi sugerencia es que busques “TU técnica” para despejarte, estirar las piernas, rellenar la botella de agua o hacerte un café.

5. Ser perfeccionista puede llegar a ser contraproducente

Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. ¡OJO! Claro que es importante realizar bien las tareas, pero no debes perder demasiado tiempo en detalles innecesarios porque tu productividad se verá afectada.

Mi sugerencia es: “mejor sacar el trabajo y luego mejorarlo a que no salga nunca”.

6. Fijar una agenda con base en tu productividad

No somos igual de productivos a todas horas (en Psicología se conoce como matutino o vespertino en función de en qué momento del día te sientes con más fuerza para trabajar: mañana o tarde) por lo que debes planificar tus tareas de mayor concentración y/o importancia en ese horario en que te sientes con más energía y aquellas menos prioritarias en el resto del tiempo.

Mi sugerencia es que observes tus preferencias y adaptes en la medida de lo posible tus tareas y actividades a ese “calendario corporal”.

7. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital

Ahora que el teletrabajo se ha convertido en una costumbre para muchos, es importante atender al espacio: ordenar tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador, eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar tu trabajo.

Mi sugerencia: empieza por tirar esas cajas que no abres desde la última mudanza, por iluminar bien la habitación y encontrar tu espacio (físico y digital) de confort.

8. Delegar

Por último, pero no por ello menos importante: delegar responsabilidades en el equipo es vital para lograr una buena gestión del tiempo. Si eres de los que necesita tener el control de todo, este consejo probablemente te genere algo de ansiedad.

Pero lo cierto es que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A veces asumimos más trabajo del que podemos realizar. Si no tienes un equipo de trabajo, seguro que tienes una figura o persona de referencia en quien delegar ciertas tareas o informes cuando te vas de vacaciones, por lo que no dudes en apoyarte en ella si tienes una alta carga de trabajo.

Mi sugerencia: delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia.

Todos estos TIPS, además de ayudarte a una mejor gestión del tiempo, te generarán indirectamente otros beneficios: reducción del estrés (incluso los empleados con más éxito profesional sienten estrés por realizar su trabajo en plazos marcados); mayor calidad en tu trabajo (agrupar tareas similares de forma que reduzcamos la probabilidad de error); mejor toma de decisiones y mejor ambiente de trabajo (cuando estamos menos estresados también es más probable que nuestra relación con los compañeros sea mejor; y como apunte final→ las empresas con un buen ambiente de trabajo también tienden a tener una menor rotación de personal).