Rovo: tu mejor ayudante en la gestión de proyectos

La mayoría ya conocéis Rovo, ya lo habéis incluso probado y seguro que ya estáis construyendo vuestros propios agentes. Pero si tú todavía no has encontrado de qué forma te puede ayudar, aquí van algunas pistas para que Rovo sea tu mejor ayudante a la hora de gestionar proyectos.

Structure Work

En primer lugar, vamos a centrarnos en organizar el trabajo para que el nuevo proyecto sea un éxito. Seguro que os suena ese momento en el que estás empezando un nuevo proyecto y, de repente, te pones la gorra de detective para intentar localizar toda la información que está dispersa en mil sitios diferentes. Normalmente al inicio de un proyecto, los requisitos suelen estar ocultos por todas partes: en correos electrónicos, en post its físicos o pizarras que tenemos por la oficina, en grabaciones de reuniones… y creo que todos coincidiremos que es mejor organizar bien esa información al principio, antes de embarcarte de verdad en el proyecto.

¿Cómo nos ayuda Rovo en esta parte inicial de la planificación del proyecto?

1. Empezando por el caso ideal: ya tienes unificados y detallados todos los requisitos para tu nuevo proyecto en una página de Confluence. Desde Jira, pídele a Rovo que mire esa página y que te recomienda exactamente qué tareas hay que crear para hacer el proyecto. No solo va a poner un titulo, sino que va a poner descripciones coherentes y detalladas y fechas dentro del alcance que hayas marcado.

2. Si por el contrario, la información nos llega por ejemplo por un Chat, en lugar de copiar manualmente el contexto en Jira, Rovo lee la conversación y genera la tarea directamente con todos los detalles.

3. Y lo mismo por ejemplo desde un email. Seguro que os ha pasado formar parte de un hilo de email infinito, donde tardas un buen rato en leer todas las respuestas y ver qué es lo que se pide realmente. Rovo también es capaz de coger los elementos de acción de la cadena y crea las tareas en Jira automáticamente. Generando ya el título y descriptivo que tenga sentido, en base a la información que se compartió en el hilo.

Kick off work

Rovo también nos ayuda cuando nos ponemos manos a la obra, cuando empezamos con nuestro proyecto y arranca la actividad de verdad.

Porque crear tareas es solo el principio. Una vez que están creadas, Rovo también te te ayuda a mejorarlas y ampliar el contexto para que sea más comprensible para todo el equipo.

1. Por un lado, si la persona que puso el descriptivo no estaba muy inspirada y no dio muchos detalles, Rovo lo transforma en instrucciones concretas y bien formateadas. También traduce el texto automáticamente para que otra persona del equipo, localizada en otro país pueda coger la tarea.

2. Por otro lado, algo bastante recurrente es querer saber cuántas tareas bloqueadas tenemos en el proyecto, o a qué otros compañeros estamos bloqueando. Ya no hay necesidad de generar la JQL, ya no hay que tener el conocimiento para poder hacerlo, sino que simplemente preguntándole a Rovo, nos da la respuesta a cualquier consulta. (Si ya sabéis crear JQLs os recomiendo también usar esta funcionalidad para mejorar vuestras queries).

3. Una ayuda también que nos proporciona Rovo para marcar objetivos claros. Si trabajáis con Sprints semanales, cada semana planificáis qué tareas vais a hacer, pero muchas veces no se incluye el objetivo del sprint. Rovo también se encarga de ello. Con la información de las tareas planificadas y los comentarios que se hayan dejado, propone el objetivo más adecuado para el Sprint. De esta forma podréis ver con el equipo si se cumplieron los objetivos, o analizar si la planificación del sprint tenía sentido en base a los objetivos marcados.

Solve challenges

A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, nos encontramos con muchos retos. Por ejemplo:

• Tareas duplicadas y dos personas que han empezado a hacer lo mismo.

• Tareas que no tienen ningún tipo de información para poder empezar con ellas.

• Tareas que llevan meses sin ser actualizadas

Son solo algunos de los ejemplos más habituales, que nos complican bastante la vida a los que estamos intentando que los proyectos se lleven a cabo en tiempo y forma.

¿Cómo nos ayuda Rovo aquí?

1. Agente issue organizer (o work organizer). Este agente encuentra todas aquellas issues (work items) que se han quedado huérfanas: por ejemplo porque no están enlazadas a ninguna Epic, o porque no forman parte de ningún sprint…. y las ubica en su sitio correcto. También busca páginas de Confluence o entradas del blog donde se esté hablando de esas tareas para enlazar el contenido, y si se lo confirmamos, elimina issues que lleven más de 1 año sin actualizar.

2. Si también te has encontrado el problema de tener tareas duplicadas, Rovo te puede ayudar a identificar tareas similares o claramente duplicadas antes de que empieces a trabajar. Para detectar estos solapamientos desde el principio y que tu Jira esté más ordenado y sin trabajo duplicado.

3. Rovo no se limita a esperar a que le pidas ayuda. Si simplemente le dices que mejore el plan de proyecto que tienes hecho, se va a encargar por ejemplo de sugerirte subtareas, si es que los bloques de trabajo son muy grandes y difíciles de gestionar. O de actualizar el estado de tareas que claramente ya están en curso, pero nadie lo ha hecho…acciones que facilitan que tengas actualizas las tareas del proyecto y que seguir el plan sea un poco más sencillo para todos.

Communicate progress

Y por último, tenemos que tener muy claro en qué punto están los proyectos y comunicarlo correctamente para que todos los implicados estén también enterados.

Lo más habitual es que los interesados te pregunten constantemente “¿en qué estado se encuentra esta tarea?”,¿cuándo va a estar disponible este desarrollo”. ¿No sería genial que Rovo nos ayude también a comunicar mejor qué está pasando en nuestros proyectos?

1. Hay un agente out of the box llamado Progress Tracker que nos da toda la información en tiempo real de cuáles han sido los avances del proyecto en la última semana, cuáles van a ser las siguientes acciones que se van a realizar, cuáles son los riesgos, los bloqueos a otros equipos… le podemos pedir que directamente documento eso en una página de Confluence y tú solo tendrás que reenviarla a quien proceda (o decirle a Rovo que la envíe por ti con la periodicidad que quieras).

2. Otra cosa que podéis hacer es recordarle a la gente que use la barra de búsqueda, eso es todo. Que simplemente le escriban a Rovo preguntándole por el avance del proyecto y Rovo se va a encargar de dar toda la información que necesitan.

3. Y pensando también en la carga que suponen las reuniones de seguimiento y actualización, hay también algo muy valioso que Rovo puede hacer por nosotros. Tras realizar la reunión y haberla grabado, pasarle a Rovo esa grabación (realizada con Loom, claro). Con la información de la grabación Rovo se encargará de actualizar por ti la información: asignaciones de tareas, creación de nuevos tareas si hiciera falta, actualizaciones de fechas o descriptivos… todo lo que se haya hablado en la reunión, que normalmente haríais de forma manual, ahora Rovo puede hacerlo por ti.

Y esto es solo una parte de las acciones que Rovo puede hacer por ti en lo relativo a gestión de proyectos. Todas son funcionalidades nativas ya disponibles en tu entorno de Atlassian Cloud (o a punto de desplegarse, depende de cuándo leas esto). Pero recuerda que además puedes crear tus propios agentes con los casos de uso que tengan sentido en tu organización.

Anímate a trabajar en equipo con Rovo, déjale todas las tareas que ahora mismo haces de forma manual y te requieren mucho tiempo, y gana ese tiempo para todas aquellas en las que realmente aportes valor. ¿Tienes dudas? Estamos aquí para ayudarte, ¡contáctanos!