Las claves del éxito de una migración a Jira Cloud a gran escala con Elements Connect: el caso de una eléctrica europea

Una estrategia de datos unificada y Elements Connect: las claves para gestionar la complejidad de migrar +800 proyectos y +5.000 usuarios

El reto

Migrar de Jira Server a Cloud no es tarea fácil, especialmente cuando se gestionan más de 800 proyectos y 5.000 usuarios en una industria altamente regulada como la energética. Para esta importante compañía eléctrica europea, Elements Connect ha sido clave en la migración al permitir simplificar y escalar la integración de datos externos, sustituyendo soluciones personalizadas por conexiones robustas y fáciles de mantener.

Un proyecto de migración crítico

La migración del entorno Jira de esta multinacional a la nube ha sido uno de los proyectos más relevantes que hemos liderado en Sngular. Con más de 32 apps instaladas en su instancia Server, miles de usuarios y estrictos requisitos de cumplimiento normativo, el reto era importante.

Bryan, arquitecto técnico en Sngular, ha liderado el proyecto de principio a fin, garantizando una modernización completa sin comprometer la continuidad del negocio.

Una de las iniciativas más críticas en Jira para esta empresa es el proyecto de gestión global de la demanda, que recoge y organiza todas las solicitudes de desarrollo y modificación de aplicaciones. Pero Jira va más allá de la gestión de proyectos: es el soporte de flujos de trabajo en áreas como marketing, ventas, RR. HH. y desarrollo, convirtiéndose en la columna vertebral de las operaciones digitales.

Consolidación y simplificación

La migración de Server a Cloud se prolongó durante casi 12 meses y supuso una verdadera racionalización: pasaron de 32 apps a solo 9 en Cloud.

Esta consolidación fue estratégica, centrada en la seguridad, el rendimiento y la escalabilidad. Las soluciones personalizadas fueron reemplazadas por apps robustas que ofrecían soporte listo para usar en casos de uso complejos, con un mantenimiento más sencillo y mejor integración con Jira.

Elements Connect se consolida como una de las soluciones más destacadas.

Para nosotros, Elements Connect es la aplicación más importante y útil para conectar fuentes de datos externos.

— Bryan Alexis Perdomo Arévalo | Arquitecto Técnico en Sngular

Dos casos clave de uso con Elements Connect

1. Integración fluida con SQL

El primer reto fue integrar Jira con una base de datos SQL heredada. A simple vista puede parecer una conexión básica, pero para este actor global del sector energético, fue esencial para agilizar la forma en que la información se muestra a lo largo de sus flujos de trabajo.

Con Elements Connect, la empresa ha configurado campos dinámicos en Jira que muestran datos en tiempo real desde la base de datos SQL, asegurando que los equipos siempre tengan acceso a información actualizada sin duplicar datos ni requerir actualizaciones manuales.

Este sistema reduce significativamente el mantenimiento, simplifica los informes y garantiza una única fuente de verdad para los datos críticos.

2. Gestión de componentes vía API

El segundo reto, mucho más complejo, fue gestionar los componentes globales que representan a diferentes equipos internos. Estos componentes debían cargarse dinámicamente en los campos de Jira y estar disponibles en distintas pantallas y pasos del flujo de trabajo.

¿Cómo ayudó Elements Connect?

• Se crearon dos campos personalizados, cada uno conectado a un único endpoint API.

• Cada API devolvía una lista estructurada de componentes específicos para cada proyecto o equipo.

• Estos campos se mostraban en varias transiciones del flujo de trabajo y pantallas, proporcionando datos contextuales en tiempo real durante todo el proceso.

Esta solución ha otorgado mayor flexibilidad a los administradores de proyecto, que ahora pueden actualizar las listas de componentes de forma autónoma, sin depender del equipo de plataforma ni correr el riesgo de inconsistencias en las fuentes de datos.

Queríamos evitar un mantenimiento complejo en nuestra instancia. Usar una única API como fuente de verdad nos ha simplificado enormemente el sistema.

— Miembro del equipo de la compañía eléctrica multinacional

Reducción de la carga administrativa

Uno de los principales objetivos era reducir la carga administrativa en Jira sin perder autonomía en los equipos.

Antes de implementar Elements Connect, actualizar los componentes requería modificar varias fuentes de datos, un proceso lento y propenso a errores. Ahora, con un control centralizado mediante una API única, los cambios se propagan automáticamente a todos los proyectos relevantes.

Esta arquitectura también garantiza que los datos sensibles permanezcan seguros y cumplan con las políticas internas, algo fundamental en el contexto regulatorio en el que opera esta gran compañía.

Superando retos técnicos y de rendimiento

Como en toda migración a gran escala, también surgieron obstáculos. Los dos principales:

• Preocupaciones de seguridad al acceder a datos externos bajo políticas de privacidad estrictas.
• Retrasos en el rendimiento al renderizar valores dinámicos de campos vía API, especialmente con conjuntos de datos complejos.

Gracias a la colaboración estrecha entre los equipos de Sngular y el soporte de Elements Connect, ambos desafíos se resolvieron en pocos meses. La app se optimizó para un uso a gran escala y se ajustaron las configuraciones de seguridad según los estándares de la empresa.

La experiencia con el equipo de soporte fue realmente útil.

— Bryan, arquitecto técnico en Sngular

Migración de campos personalizados con automatización en Python

Antes de adoptar Elements Connect, esta compañía utilizaba apps personalizadas para integrar datos externos en Jira. Para asegurar la continuidad y evitar pérdidas de datos durante la migración, el equipo de Bryan desarrolló un script en Python que mapeó y migró todos los valores de los campos personalizados antiguos a los nuevos campos personalizados de Elements Connect en Cloud.

Esta automatización permitió reducir el trabajo manual y minimizar el tiempo de inactividad.

¿Por qué Elements Connect?

Para Bryan, Elements Connect no fue simplemente un plugin, sino un habilitador clave de la migración. Al centralizar fuentes de datos, reducir el mantenimiento y empoderar a los administradores de proyecto, la app desempeñó un papel esencial en simplificar la arquitectura de Jira Cloud.

Beneficios obtenidos:

• Mejor integración con Jira, gracias a su compatibilidad con funcionalidades nativas.

• Mantenimiento más ágil, gestionado por el equipo especialista a través de APIs centralizadas y configuración simplificada de campos.

• Mayor escalabilidad, al permitir que administradores locales gestionen sus propios datos.

• Arquitectura compatible con los estándares de seguridad más altos, lista para entornos regulados.

• Sin cambio de herramientas, con acceso en tiempo real a datos externos desde una única fuente de verdad, sin acciones manuales.

Una alianza de éxito entre Sngular y Elements

El éxito de esta migración también se debe a la sólida y duradera alianza entre Sngular y Elements. Gracias las apps de Elements, a nuestro profundo conocimiento en ellas y nuestra experiencia en el ecosistema Atlassian, ofrecemos implementaciones a medida y soporte para entornos empresariales complejos.

Esta colaboración garantiza que nuestros clientes obtengan el máximo valor de las soluciones de Elements y logren transformaciones digitales exitosas.

Mirando al futuro

Con la migración finalizada, la compañía energética y Sngular ya están evaluando cómo ampliar el uso de Elements Connect a otras áreas de la organización.

Dada su flexibilidad, están explorando nuevas integraciones basadas en APIs y configuraciones avanzadas de campos para seguir optimizando flujos de trabajo transversales.